Výroba profesionálních šablon ve Wordu
Microsoft Word je jeden z nejpoužívanějších a mezi běžnými uživateli nejoblíbenějších textových editorů. Je cenově dostupný a najdeme jej snad v každé domácnosti, malé i velké firmě. Základy práce s Wordem a například sepsání obchodního dopisu zvládne skoro každý bez problémů.
Proč používat šablony?
Proč „wordovské“ šablony používat? Platí, že „když dva dělají totéž, není to totéž“ – výsledný dokument by měl mít určitou formu. K tomu nejlépe poslouží šablony. Profesionální vzhled dokumentu prodává, zlepšuje první dojem. Naopak špatně zformátovaný dokument může pokazit dojem z jinak třeba kvalitního obsahu dokumentu. Pro firmu, ale i živnostníka nebo osobu provozující svobodné povolání, by mělo být použití (profesionální) šablony téměř nezbytností. Vytvořím Vám profesionální a použitelnou šablonu, která respektuje Vaši jednotnou vizuální identitu (corporate identity), tedy logo, barvy, řezy a velikosti písma aj.
Šablony ve Wordu lze s výhodou použít především pro často opakované úkony – sepisování obchodních dopisů na hlavičkovém papíře, zápisů z porad či z jednání, podávání nabídek, uzavírání (vyplňování) smluv a pro celou řadu dalších případů. S šablonou to nebude problém a bude zachován profesionální vzhled dokumentů. Někdy možná využíváte externí grafická studia, která Vám například jednorázově připraví profesionální tiskoviny (s výstupním formátem PDF) – i ty je možné převést do Wordu a vytvořit z nich šablonu. Naopak nebývá příliš efektivní dokument pouze vyexportovat do Wordu a považovat jej za šablonu.
Co šablona umí
Šablona ve Wordu by měla především respektovat corporate identity a usnadnit práci. Pro šablony ve Wordu je naprosto klíčové nastavení vhodné struktury celého dokumentu a používání tzv. stylů (pro nadpisy, běžný text a ostatní části dokumentu), které nesou informaci o barvě, velikosti písma, odsazení odstavce apod. a s nimiž je formátování dokumentu „hračka“. Co šablona umí, nebo by měla umět, jak bude vypadat a co bude v základu obsahovat?
- Navržení vhodné struktury dokumentu – titulní strana (přichází-li v úvahu), záhlaví a zápatí – může být jednotné (propojené), jiné na první stránce, jiné od jistého místa dále apod., okraje, tělo dokumentu;
- Vytvoření vlastního barevného motivu a nastavení příslušného písma;
- Nastavení stylů pro nadpisy a podnadpisy (včetně například víceúrovňového číslování), běžný text (ve Wordu označovaný jako Normální), odrážky a číslování (také mohou víceúrovňové) a další styly, které jsou vlastní zpracovávanému dokumentu. Přitom využívám přednostně standardní (předdefinované/defaultní/systémové) styly, což přináší řadu výhodu, například při kopírování obsahu dokumentů;
- Uspořádání stylů od nejpoužívanějších po méně používané, aby se s šablonou dobře a rychle pracovalo – viz například následující dva obrázky; v prvním případě jde o klasické uspořádání, druhé je vhodnější třeba pro smlouvy s různými úrovněmi.
Příklady šablon
V tabulce níže naleznete typy dokumentů, pro které je vhodné vytvořit šablonu, ať už zčista podle Vašich požadavků nebo například podle PDF předlohy vytvořené externím grafikem. Můžete si prohlédnout stránku ukázky šablon, kde najdete obrázkové náhledy dokumentů, podrobnější heslovitý popis vlastností a možností i ukázky šablon ve formátu PDF, podobně jako v tabulce níže. Výčet není zdaleka kompletní. Další příklady, již realizovaných šablon, najdete v referencích.
| Příklady Word šablon | Charakteristika a možné vlastnosti | Ukázka |
|---|---|---|
| Jednoduché hlavičkové papíry | S přednastaveným textem a logem pro tisk na prázdný papír nebo pro uložení/převod dokumentu do PDF, i bez loga pro tisk na předtištěný hlavičkový papír. |  |
| Složitější hlavičkové papíry (obecně obchodní korespondence) | Které obsahují tabulkové údaje, resp. tabulkové rozložení dokumentu (je pracnější, ale dobře drží strukturu dokumentu), například „Váš dopis značky / ze dne“, „Pro:“, „Zapsal:“, „Účastníci:“ atd. | |
| Smlouvy | S typickou strukturou: název smlouvy, přehledné uvedení smluvních stran včetně doplňkových údajů (kontaktních osob apod.), automatické víceúrovňové číslování jednotlivých bodů smlouvy (při přidání a ubrání bodů dojde k automatickému přečíslování), například Článek I., Bod 1. (nebo odstavec), Bod 1.1 (nebo písmeno). | |
| Dvojjazyčné smlouvy | S textem ve dvou sloupcích (jazycích) a automatickým víceúrovňovým číslováním. | |
| Formuláře | Které jsou buď částečně, nebo zcela uzamčeny pro úpravy (chráněno heslem). Vyplňovat je možné pouze určená formulářová pole, nebo lze i ponechat část dokumentu otevřenou pro volné úpravy. | |
| Produktové listy | Například s přednastavenou strukturou, resp. prostorem pro obrázek a slovní popis apod. | |
| Tabulkové ceníky, srovnání nabídek | S doplňkovou grafikou (například pečeť kvality) apod. | |
| Obchodní nabídky, obdobnou šablonu lze použít pro profil společnosti nebo zprávu | Typický obsah: čelní list, identifikace zákazníka, logo a kontaktní údaje v záhlaví či zápatí, automaticky generovaný obsah z nadpisů, přebírání (propojení) údajů z čelního listu do těla nabídky nebo do záhlaví a zápatí (například jméno zpracovatele nabídky a kontakt) atd. | |
| Štítky | Mnohoúčelové štítky s nastavenou strukturou, které lze vyplňovat ručně nebo, má-li každý štítek obsahovat stejné údaje, je možné nastavit, aby si je Word při spuštění vyžádal dotazem, a následně je automaticky doplní do všech štítků na stránce. |
Poznámka k PDF ukázkám: pokud by se Vám přímo v okně Vašeho webového prohlížeče PDF soubory nezobrazily správně, na stránce Tipy najdete řešení.
Zkrátka, možnosti jsou široké, ve Wordu lze vytvořit šablonu téměř jakéhokoliv dokumentu. Přitom vždy dbám na to, aby práce s šablonou byla praktická a komfortní. Šablony tvořím podle přání zákazníka, případně přesně podle dodané předlohy, ale upozorním na případná úskalí a doporučím praktičtější řešení na základě zkušeností.